Ispirandosi alla nuova storiografia del cinema (New Cinema History), il progetto CinEx, ha raccolto fonti storiche eterogenee e non strettamente cinematografiche.
Determinante è stata la scoperta degli elenchi di sale pubblicati dalle prefetture tra il maggio e il giugno del 1941, che rispondevano alla legge n. 406 del 4 aprile 1940. Ogni prefettura pubblicò sul proprio periodico ufficiale (gli "annunzi legali") una lista dei cinema a cui era stata assegnata una categoria. Diversi furono i ricorsi e i cambi di categoria successivi alla pubblicazione, ma la lista rimane un'importante testimonianza sistematica, che fornisce il quadro della situazione del 1941. Per lo stesso periodo, sono stati utilizzati i due Almanacchi del cinema italiano, del 1939 e del 1942/43, i quali forniscono l'indicazione del gestore, del tipo di proiettore utilizzato, delle tariffe di ingresso, dell'indirizzo e della categoria (in questo caso l'indicazione degli ha prevalso su quella fornita dall'almanacco del 1943/43, in quanto quest'ultimo potrebbe non essere stato aggiornato, come testimonia l'assenza della nuova quinta categoria).
Per il periodo del dopoguerra sono stati invece utilizzati gli Annuari del cinema italiano, curati da Alessandro Ferraù. È risultato evidente che non tutte le edizioni degli Annuari fossero aggiornate, e sono state quindi selezionati alcuni anni, in cui risultava essere stato fatto un aggiornamento (in particolare: 1954/55, 1960/61, in parte 1965/66, 1968/69). A questi si aggiunge il registro tenuto dalla Direzione Generale Cinema e conservato presso l'Archivio Centrale dello Stato, che contiene l'indicazione, tra le altre, del numero di fascicolo assegnato alla pratica conservata nel fondo CS-Sale cinematografiche. Il registro non contiene un'indicazione temporale, ma l'indicazione del fascicolo permette di svolgere ulteriori ricerche e di collegare il database CinEx con il fondo CS che è in corso di digitalizzazione dall'Archivio Centrale.
Diverse sono le altre fonti utilizzate, dagli elenchi di sale pubblicati sulle riviste cinematografiche agli archivi comunali alle fonti orali ed effimere, alle Camere di commercio: un plesso di fonti che servono a correggere, precisare e raffinare il database nel suo complesso, nella consapevolezza dei limiti anche delle fonti più sistematiche e della mancanza strutturale di documenti. Ragione per cui il database è sempre aperto all'integrazione e alla modifica, nella speranza di raggiungere un sempre più ampio numero di collaboratori, anche occasionali.
Il primo nucleo di dati proviene dalle fonti raccolte nella tesi di dottorato di Virgil Darelli Per una storia delle sale cinematografiche in Italia. Le politiche nazionali e le forme dell’esercizio nella provincia di Brescia. Il raggio è stato poi ampliato alla Lombardia, alla Toscana e al Triveneto, con l'ambizione di coprire un'area sempre maggiore.